האם לתכנן או לשמור על ספונטניות בעסק? גמישות מול תכנון בעסק קטן
- , עסק קטן
התקופה האחרונה לימדה אותנו (בין היתר) על החשיבות של גמישות- היכולת להתמודד עם שינויים ועם הפתעות שצצות בלי הודעה מוקדמת. קל לומר שהתכנון מראש הוא מיותר, כי בכל מקרה החיים קורים בזמן שאנחנו עסוקים בלתכנן תכניות אחרות (כמו שאמר ג׳ון לנון).
אבל..
תכנון מראש מעצים את גמישות העסק
אני חושבת שתכנון מראש הוא לא במקום גמישות ויכולת הסתגלות, להיפך- הוא מעצים אותן.
אם אנחנו מציבות לעצמנו מטרות ולא עושות שום דבר מעבר, אז כן, זה לגמרי מיותר.
מטרה צריכה לבוא עם יעדים, עם מדדים. היא צריכה להיות חכמה (SMART) והיא צריכה לבוא עם תכנית עבודה- כזאת שניתנת לשינויים בהתאם לצרכים המשתנים של העסק.
כמובן שאם נשב ונתכנן ונתכנן ונתכנן…. השנה תגמר לפני שנסיים את שלב התכנון.
אבל כן חשוב שיהיה לנו ברור לאן אנחנו הולכות ואיך אנחנו מתכוונות להגיע לשם.
זה מעולה להיות מסוגלות להסתגל למצבים חדשים ומשתנים, זה מעולה להיות מסוגלות לקבל החלטות תוך כדי תנועה ולהגיב במהירות ובצורה מדוייקת. זה חשוב ואפילו קריטי להצלחת העסק שלנו. אבל זה לא אומר שאנחנו צריכות לפעול רק כך, לזרום עם החיים לאן שייקחו אותנו בלי שתהיה לנו איזושהי מטרה בסופו של דבר, איזושהי תכלית.
שילוב ראייה עתידית ויכולת הסתגלות
השילוב בין שני אלו הוא המנצח, לפי דעתי.
היכולת לראות ולצפות קדימה, יחד עם היכולת להגיב מהר ולהסתגל למצבים חדשים ובעיקר- לקבל החלטות (במיוחד בתנאים של אי וודאות כפי שהמצב הבריאותי והכלכלי בעולם הדגים לנו בצורה מאד קיצונית).
אם אנחנו זורמות, מקבלות החלטות בלהט הרגע, ללא מטרות, ללא תכנון מוקדם וללא אסטרטגיה ברורה- סביר להניח שהעסק שלנו לא יהיה יציב- יום אחד נהיה למעלה ויום אחרי זה נהיה למטה. חודש אחד עם הכנסות גבוהות וחודש אחריו נפילה. כדי לייצר עקביות אנחנו חייבות מטרות ויעדים ותכנית פעולה- טקטיקה- ברורה של איך נשיג אותם.
אסטרטגיה קבועה
כמובן שכל תכנית היא זמנית ויכולה להשתנות בכל רגע.
אבל האסטרטגיה שלנו צריכה להיות קבועה לאורך של שנות הפעילות של העסק. מה היעדים שלנו ומהם הדברים שאנחנו עושות כדי להשיג אותם- אלו קבועים. איך אנחנו עושות את הדברים האלה- זה מה שמשתנה.
יכול להיות שבשנה מסויימת נעשה את הדברים בדרך אחת, נגלה שהיא עובדת לנו פחות טוב ממה שחשבנו ובשנה שאחריה (או בחודש שאחריה, או ביום שאחריה- דברים משתנים בקצב מהיר מאד) נעשה את הדברים בצורה שונה לגמרי.
לדוגמא, יכול להיות שאנחנו מחליטות על מסר מסויים שאנחנו רוצות להעביר ללקוחות שלנו. למשל, אנחנו רוצות שהעולם יהיה יפה יותר ולכן המוצרים שלנו מעוצבים ברמה הגבוהה ביותר.
אנחנו מחליטות, החלטה טקטית, שנעביר את המסר הזה בשיווק שלנו באמצעות פרסום ממומן, על ידי מודעת טקסט בגוגל.
כעבור שבוע או חודש, אנחנו מסתכלות על התוצאות ורואות שזה לא יצר את האימפקט שחשבנו שזה ייצור. אז אנחנו משנות טקטיקה, ובוחרות בשיווק באמצעות תוכן להעברת המסר שלנו- ופותחות בלוג באתר שלנו שידבר על עיצוב ונראות.
האסטרטגיה שלנו לא השתנתה, הערכים שלנו לא השתנו וגם לא המסר שחשוב לנו להעביר. כל מה ששינינו זה את הדרך שבה אנחנו מעבירות אותו- התאמנו את עצמנו למצב.
לדוגמא,
אם אנחנו עובדות מול השוק הישראלי בלבד ומחליטות החלטה אסטרטגית להתחיל לשווק גם לשוק האמריקאי.
אנחנו מחליטות החלטה טקטית שנגיע אל הקהל הזה באמצעות חברת Amazon.
אחרי כרבעון או שניים אנחנו מסתכלות על התוצאות של הרבעון או המחצית ומקבלות החלטה להשיג מפיצים בארה״ב שיפיצו את המוצרים שלנו לצרכנים המקומיים במקום או בנוסף למכירות דרך אמזון.
תכנון וגמישות בעסק קטן
הנקודה היא שאנחנו רוצות לתכנן מה שאפשר אבל להיות מוכנות לשנות את התכניות שלנו מהרגע להרגע לפי הצורך.
כדי לבצע שינויים מהירים נצטרך- עובדים ומנהלים (כולל אנחנו עצמנו) עם מיינדסט מסויים שמסוגל לבצע את השינוי הזה באופן מיידי, מבנה ארגוני שמאפשר אחריות וקבלת החלטות לכל האנשים הדרושים לביצוע השינוי הזה. נצטרך כמובן את היכולת הכלכלית לבצע את השינויים- מה שלא תמיד יש לנו.
בכל מקרה אנחנו צריכות להיות עם האצבע על הדופק מבחינת מדדי הביצוע שלנו- כדי שנוכל להגיב בצורה מהירה לכל שינוי שיש.
אספר לכם סיפור.
באחד הקורסים שלקחתי בתואר השני, המרצה סיפר על חברה מסויימת בארה״ב, שלא עקבה מספיק אחר הנתונים. בזמן כלשהו מתחרה חדש נכנס לשוק ולפני שהיא הספיקה לשים לב- נתח השוק שלה ירד בכ- 20%!! עד שהיא פעלה, זה כבר היה מאוחר מידי והחברה פשטה את הרגל.
נתח שוק, בד״כ, לא יורד בבת אחת ב-20%. אם מנהלי החברה היו עוקבים אחר הנתונים באופן שוטף, הם היו יכולים להגיב לפני הירידה הזאת- כשנתח השוק ירד ב2%, 5%, 10%! ואולי היו מצילים את החברה שלהם.
בעסק קטן- זה אותו דבר.
נכון שההיקפים קטנים יותר, נכון שנתח השוק לא כזה גדול וההכנסות גם לא, אבל העיקרון זהה.
אנחנו צריכות לחשוב כמו הגדולים מהשנייה הראשונה שבה אנחנו פותחות את העסק שלנו.
אם נחשוב כמו קטנים- נשאר קטנים.
אם נהיה עסוקות בתכנונים כל הזמן- לא נתקדם לשום מקום.
אם נזרום עם החיים- נתקדם אבל לכל מיני מקומות שאולי לא רצויים או לא מתאימים לנו.
אנחנו צריכות להיות מצד אחד- מתוכננות, ומצד שני- גמישות.
זה היתרון שלנו כעסק קטן!
אנחנו לא צריכות לנווט ספינה גדולה, אנחנו פשוט מחליטות ועושות. כל שינוי ניתן לבצע באופן מיידי. אין לנו ביורוקרטיה מסובכת לעבור, אין מנהלי ביניים ומנהלים זוטרים והרבה עובדים שצריכים להסתגל למצב החדש. יש לנו את הפריווילגיה להחליט ומיד- לעשות.
ואם את רוצה לשפר את קבלת ההחלטות שלך בעסק – את מוזמנת על האימון והליווי העסקי שאני מציעה.